Inicio » Coomeva Fundación — Mayo 22, 2015

Coomeva Servicios Administrativos: Diez años de soporte para una mejor gestión empresarial

Hernán Hurtado tiene 48 años y es asociado a Coomeva desde hace 12. En su oficina recibe cada mes la factura de asociado. Hoy quiere saber sus Pinos en el Programa Lealtad y llamó al Centro de Contacto Coomeva. Justo después recibe una llamada para recordarle su cita médica en Sinergia Salud, a donde llega en la tarde y encuentra unas instalaciones limpias y bien dispuestas.
Administrativos.Lo que tal vez no sepa don Hernán es que para que su factura llegue, le respondan en el Centro de Contacto, le recuerden sus citas, visite unas oficinas y consultorios limpios y agradables, y en general para que todo el Grupo Coomeva funcione administrativamente, desde hace 10 años hay toda una empresa con más de 1.800 colaboradores haciendo esto posible: Coomeva Servicios Administrativos.

Se trata de un outsourcing que funciona bajo el modelo de Centro de Servicios Compartidos (CSC) unificando y centralizando las tareas de administración y logística que no hacen parte central del negocio de las empresas, pero que son básicas para su buen desempeño. Al delegar estas tareas, las compañías se enfocan mejor en lograr su misión, agilizan procesos, economizan recursos, ganan eficiencia, prestan mejores servicios y generan rentabilidad.
¿Por qué un Centro de Servicios Compartidos?
La entidad nació en 2000 como una unidad estratégica de negocio con el nombre de Servicios Compartidos Coomeva, uno de los proyectos administrativos más ambiciosos de la organización. Se creó cuando los CSC aún eran incipientes en Colombia. En mayo de 2005 logró una estructura sólida, convirtiéndose en otra empresa del Grupo Coomeva.

“Fruto de una rigurosa planeación, se analizaron las cadenas de valor de las empresas del Grupo y se identificaron procesos transversales. Se propuso entonces hacer sinergia, modernizar procesos, aplicar buenas prácticas, evolucionar en tecnología, tener mayor control interno y generar valor, por eso se pensó en este modelo de servicios compartidos. Ésta es una tendencia mundial, surgida de grandes multinacionales que vieron la necesidad de concentrar sus operaciones transversales para mejorar su eficiencia”, señala el Gerente de la compañía, el ingeniero Víctor Manuel Torres.
Diez años de desafíos y logros
“Nos enorgullece cumplir diez años, pues no ha sido fácil llegar hasta aquí”, expresa el ingeniero Torres. “En dos ocasiones se pensó en desmontar la empresa. La entidad se creó con expectativas de lograr utilidades, pero entendimos que esa es la meta a la que debemos apuntar. Ahora ajustamos el modelo y lo llevamos a su esencia, pasando a ser un centro de ahorros y beneficios, pues el potencial de éstos supera las utilidades”, señala Torres.
En busca de la eficiencia entre 2010 y 2011 Coomeva Servicios Administrativos desarrolló el proyecto Quantum con el que dotó a la organización de un ERP -planificador de recursos empresariales-. Solo en 2014 la empresa generó al Grupo Coomeva ahorros por $8.544 millones en compras y negociaciones, y eficiencias por $4.000 millones.

“Ser un centro de ahorros y beneficios nos ha exigido enfrentar grandes desafíos como los cambios culturales que deben darse en la organización; alcanzar las eficiencias, lograr la confianza, la no redundancia de los procesos, ofrecer tarifas competitivas, retener el mejor talento humano y alcanzar la excelencia en el servicio”, dice Víctor Manuel Torres.
Aporte a la Sostenibilidad
La compañía también aplica proyectos de tecnologías “verdes” en las empresas del Grupo, aprovechando mejor recursos como energía, agua y papel. En 2014 en Coomeva se disminuyó la impresión en un 20%, en el marco del proyecto “Cero Papel” y se avanza en un proyecto de energía regulada en más de 135 sedes del Grupo en el país.

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Una empresa de cara al futuro
En 2015 Coomeva Servicios Administrativos enfocará su labor a apoyar el “desarrollo de la comunidad de asociados”. Ajustará su portafolio y entre otros proyectos, incluirá análisis de información que facilite la toma de decisiones en las empresas para mejores servicios y productos para los asociados. Con el tiempo también esperan ofrecer servicios a otras empresas por fuera del Grupo.

Portafolio de Coomeva Servicios Administrativos
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